Gestion de l'association

Les documents suivants rassemblent des informations concernant la gestion de l'association.

Documents à fournir

Qui Quoi Quand Validation
Secrétaire Compte rendu de chaque réunion Après la réunion pour une AG : par les membres lors de la prochaine AG
pour un CA : par les administrateurs lors du prochain CA
Trésorier Bilan annuel 31 Décembre à faire valider par les membres lors d'une AG
Trésorier Bilan prévisionnel 31 Décembre à faire valider par les membres lors d'une AG

Planning des réunions

Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Septembre Octobre Novembre Décembre
  CA     CA     CA     CA  
  AG                    AG

Assemblées générales

Fevrier

  • Rapport moral du président
  • Rapport financier du trésorier
  • Vote des membres du CA

Decembre

  • Vote du montant de l'adhésion de l'année suivante

Réunions du CA

Fevrier

  • Vote des membres du bureau

Novembre

  • Vote du montant de l'adhésion de l'année suivante

Rôles des entités

Membre

Participer aux AG et pouvoir accéder aux comptes et comptes rendus de réunion et les valider par vote. Puis voir les statuts.

Partenaire

voir la page partenaires du site

Conseil d'administration

voir les statuts

Bureau

Le bureau est élu par les membres du CA et est composé du Secrétaire, Trésorier et Président

Secrétaire

  • gérer les présences lors des réunions

  • valider les votes lors de réunions

  • écrire les compte rendus lors de réunions

Trésorier

Mission

  • gérer la trésorerie au jour le jour, en recherchant si nécessaire les meilleurs placements pour la trésorerie excédentaire

  • établir et de suivre un budget de trésorerie

  • en fonction de ce budget de proposer avant l'assemblée générale au conseil un montant de cotisations suffisant pour avoir un budget équilibré sur l'exercice en cours

Dans une association parfaitement gérée, ce budget est présenté à l'assemblée générale.
Les comptes donnant l'image du passé ne sont que de peu d'intérêt si ce n'est au titre d'information et de suivi d'un historique.
Par contre le budget est prospectif et il y a de vraies décisions à prendre en matière de fixation des cotisations et d'emploi de la trésorerie.
Ces décisions sont en principe préparées par le conseil d'administration et soumises à l'assemblée générale en expliquant leurs raisons.

Lors d'une assemblée générale, le trésorier présente les comptes mais surtout explique les variations par rapport à l'année précédente
(incidence de l'évolution du nombre de membres, du montant des cotisations, augmentation ou diminution des charges récurrentes, éléments exceptionnels, montant de la trésorerie à a fin de l'exercice.....)

Compte tenu de cet état des lieux, il présente alors le budget de l'année suivante en expliquant ses hypothèses (nombre de membres, montant des cotisations, charges envisagées....)

Par principe les comptes ne sont jamais établis par le trésorier (ou tout autre personne ayant la signature bancaire).
C'est un simple principe de sécurité : on ne peut pas se contrôler soi-même.
On pourrait toutefois l'envisager en nommant un contrôleur des comptes, membre extérieur au conseil d'administration, dont le rôle serait de contrôler et de certifier les comptes établis.

Président

Mission

  • Faire en sorte à ce que l'association existe et qu'on respecte ses statuts
  • Ramener des adhérents et partenaires